Учёт расходов водителей в рейсе: приложение и CRM для транспортной компании

Обновлено: 2026-10-28 · AWStudio, Алматы

Коротко: расходы водителя в рейсе удобнее всего вести в мобильном приложении. Водитель сразу прикладывает чек, система суммирует расходы, сверяет чеки с заявленными суммами и формирует итог рейса — сколько потрачено и выгоден ли он. Руководитель видит всё в веб-админке, бумажный авансовый отчёт после рейса не нужен. Так работает сделанная нами система Fraht.kz. Цены: мобильное приложение водителя — MVP от 900 000 ₸ за 8–10 недель, собственная CRM под рейсы и расходы — от 1 200 000 ₸, настройка готовой CRM — от 350 000 ₸.

Почему расходы в рейсе теряются

В рейсе водитель платит за топливо, AdBlue, стоянки, платные дороги, мелкий ремонт, а на международных маршрутах — в разных валютах. Чеки копятся в кабине, часть теряется, отчёт собирают по памяти после возвращения. Бухгалтерия сверяет бумажки неделями, а руководитель узнаёт, был ли рейс прибыльным, когда исправлять уже поздно.

• Нет чека — нет контроля. Заявленную сумму не с чем сверить.
• Валюты и курсы. Тенге, рубли, доллары, евро и юани в одном рейсе сложно свести вручную.
• Итог рейса считается поздно. Без быстрого итога не видно, какие направления невыгодны.

Что автоматизировать в первую очередь

Задача	Как это работает в системе
Сбор чеков	водитель фотографирует чек в приложении прямо в рейсе и указывает сумму и статью расхода
Сверка	система сравнивает чеки с заявленными суммами и показывает расхождения
Итог рейса	все расходы суммируются автоматически: сколько денег потрачено на рейс
Доходность	по итогу рейса видно, выгоден он или нет
Валюты	расходы в разных валютах учитываются в одной системе
Контроль руководителя	веб-админка и отдельное приложение администратора для Android и iOS

Кейс: Fraht.kz — учёт расходов в рейсе

Для грузоперевозок мы сделали систему Fraht.kz. Водители прикладывают чеки, система суммирует расходы и сверяет чеки с заявленными суммами, формирует итог рейса: сколько денег потрачено. Это позволяет определить доходность рейса — выгодный он или нет. Расходы учитываются в тенге, рублях, долларах, евро и юанях. В системе есть веб-админка и мобильные приложения: Fraht.kz для водителей в Google Play и Fraht admin для руководителя в Google Play и App Store.

Похожая логика сверки работает в DriveCar — CRM для аренды авто под такси: ежедневные оплаты водителей сверяются с чеками и выпиской Kaspi, а WhatsApp-бот сам следит за графиком оплат и долгами.

Excel, готовая CRM или своя система

Вариант	Когда подходит	Ограничения
Excel и бумажные отчёты	несколько машин, редкие рейсы	чеки теряются, сверка вручную, итог рейса — с опозданием
amoCRM или Bitrix24 (от 350 000 ₸)	нужна воронка продаж: заявки клиентов, сделки, звонки	сделаны под продажи, а не под рейсы, чеки и водителей
Своя CRM + приложение водителя (от 1 200 000 ₸ и от 900 000 ₸)	много рейсов и водителей, важны сверка и доходность	дольше запуск: от 8 недель, зато без абонентской платы за пользователей

Подробнее о выборе — в статьях своя CRM или amoCRM и Bitrix24 и сколько стоит разработка CRM в Казахстане.

Как внедрить без остановки работы

1. Начните с чеков и итога рейса. Первая версия закрывает одну задачу — сбор расходов и сверку. Рейсы, клиенты и отчёты добавляются этапами.
2. Сделайте приложение простым для водителя. Фото чека, сумма, статья расхода — не больше нескольких касаний.
3. Обучите водителей на одном-двух рейсах. Затем переводите на приложение весь парк.
4. Зафиксируйте цену и срок в договоре. Мы работаем без предоплаты, оплата по этапам, гарантия 12 месяцев, исходный код передаём заказчику.

Готовое решение под перевозчика описано на странице CRM для логистики и грузоперевозок, о приложениях — приложение для логистики и курьерской службы. Все цены — на странице цены.